关于印发《山东省人力资源社会保障
行政复议档案管理办法》的通知
鲁人社字〔2011〕447号
各市人力资源社会保障局：
现将《山东省人力资源社会保障行政复议档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。
二○一一年八月二十二日
（此件主动公开）
山东省人力资源社会保障
行政复议档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强全省人力资源社会保障行政复议档案建设，提高档案管理的规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政复议法》、《人力资源社会保障行政复议办法》等规定，结合我省实际，制定本办法。
第二条 本办法所称人力资源社会保障行政复议（以下简称行政复议）档案，是指在行政复议活动中形成的、反映案件真实情况、有保存价值的各种文字、图表、照片、声像、电子、实物等不同形式的原始记录。
第三条 各级人力资源社会保障部门负责对行政复议档案管理工作进行监督和指导。各级人力资源社会保障部门法制机构（以下简称法制机构）具体负责行政复议案件的收集、整理、归档、利用等工作。
第四条 法制机构应当建立行政复议档案管理岗位责任制，确保应归档文件材料齐全、准确和完整。
第二章 文件材料整理归档
第五条 行政复议案件承办人员具体负责行政复议案件材料的收集、整理、归档。
行政复议案件材料归档范围参见附件一。
第六条 行政复议案件承办人员应当自案件受理后，开始收集本案的各种行政复议案件材料，并随案件审查进程随时进行材料收集工作。案件办结后，核查案件材料是否齐全、完整，发现缺漏和法律手续不完备的，应当及时补齐。如无法补齐，应当附说明材料。
第七条 行政复议案件材料归档应当符合以下要求：
（一）使用耐久材料书写，字迹清楚，签字手续完备；
（二）立卷的案件材料拆除金属物，破损、小于、大于卷面的材料，以A4纸张进行修补、裱贴、折叠、复制；
（三）外语材料译成中文附后；
（四）归档的信封展开平放，保留邮票和日期印章；
（五）归档的照片内容真实，影像清晰，点面完整；
（六）录音、录像带内容的完整性和载体的完好性要进行检验，确保完整有效。
第八条 行政复议案件文字材料按照下列原则排列：
（一）密不可分的材料按照顺序排列在一起；
（二）文件材料在前、证据材料在后；批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；
（三）结论性材料在前，办案过程中形成的案件材料按照时间顺序排列在后。
第九条 行政复议案件材料原则上一案一卷，并符合下列要求：
（一）案卷有卷皮、卷内目录和备考表；
（二）卷内文字材料，除卷内目录、备考表外，逐页编号；
（三）卷皮、卷内目录所填内容与卷内材料相符；
（四）案卷采用软卷皮装订后装盒保管，软卷皮和卷盒均为无酸制品。
案卷封面式样见附件二。
第十条 行政复议案件照片材料与行政复议案卷统一分类编号，分别存放。具体保存保护参照《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）。
第十一条 行政复议案件录音、录像材料与行政复议案件统一分类编号，分别存放。具体存放参照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）。
第十二条 行政复议案件证物材料与行政复议案件统一分类编号，能立卷的随卷归档；不便立卷的作为实物档案另行存放，同时拍摄照片并编制说明，注明证物材料种类、数量、主要内容、档号等。
第十三条 行政复议档案的保管期限，分为永久、长期两种，自案件结案后的下一年起算。根据行政复议档案的性质、类型、特点，凡属行政复议机关需要长久利用的重要档案，为永久档案；凡属在较长的时期内需要查考利用的有价值的档案，为长期档案，保管时间为30年。
具体保管期限划分标准见附件三。
第十四条 行政复议案件承办人员在案件结案后三个月内对案件材料进行系统整理，经部门负责人审核后归档，并于第二年六月份前将档案移交档案工作人员。
第十五条 行政复议决定发生法律效力之后，当事人继续申诉或者提起行政诉讼形成的档案，可以与原审查档案合并保管，保管期限与原审查档案相同。
第三章 档案保管与利用
第十六条 各级人力资源社会保障部门应当设置专门的档案存放室，配置符合国家标准要求的档案装具，集中保管行政复议档案。档案应当区分门类，按档案号顺序排列上架。
档案存放室应当购置必需的除湿、空气调节、灭火设备，做好防火、防盗、防尘、防强光、防高温、防高湿、防虫鼠、防污染、防水淹等“九防”工作，保证档案的安全。
第十七条 档案工作人员应当爱护档案，发现破损、虫蛀、鼠咬、变质或字迹模糊等情况，要及时进行修补、粘贴、复制或者作其他技术处理。
第十八条 法制机构应当设置专门的行政复议档案查阅场所，方便当事人查阅。有条件的可以建立电子档案查阅场所。
第十九条 各级人力资源社会保障部门应当建立行政复议档案利用制度，为有关人员利用档案提供服务。
（一）行政复议案件承办人员因办案需要，可以按照规定调阅本单位的行政复议档案；
（二）案件代理律师经档案工作人员和案件承办人员同意，可以查阅行政复议案卷；
（三）其他单位查阅行政复议档案的，应当出具单位公函，并经法制机构主管领导批准。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，按照《保密法》和国家有关规定执行；
（四）行政复议档案原则上不得借出。因上级行政机关调借案件档案等特殊情况必须借出的，应当出具正式调卷函件，明确调借期限，并经法制机构主管领导批准后办理借出手续；
（五）其他单位来函索要法律文书或其他证明材料的，根据外调要求，按规定查抄寄送，或者通知该单位派人查阅。
档案工作人员不得违反制度规定提供档案或者扩大档案利用范围。
第二十条 借阅人不得将调借的档案转借其他单位或者人员，不得涂改、圈划、抽换、批注或者折皱档案。
第二十一条 经批准抄录、复制、复印的档案材料，经档案工作人员核对无误，加盖档案证明专用章后，与原件具有同等效力。
第二十二条 档案工作人员依照相关规定对到期的档案进行鉴定，判断存毁。
经鉴定认为无需保存的，按规定登记造册、进行销毁。
第四章 附 则
第二十三条 本办法由省人力资源社会保障厅负责解释。
第二十四条 本办法自2011年9月1日起施行。
人力资源社会保障行政复议案件材料归档范围参考表
